Con el manejo del nuevo Software libre de gestión documental, ´ORFEO´, la Empresa Social del Estado, Pasto Salud ESE, avanza en la implementación de herramienta digital para el manejo de documentos de archivo y gestión documental, que permitan garantizar a la entidad acogerse a la política de cero papel y requerimientos del proceso de acreditación.
Pasto, 8 abril de 2022. Con el avance en la implementación del Software libre de Gestión documental ´ÒRFEO¨, la Empresa Social del Estado, Pasto Salud ESE, avanza en el proceso de digitalización del archivo de gestión documental en desarrollo de la política de cero papel y lineamientos del proceso de acreditación que lidera la entidad.
Con el inicio de la aplicación de la nueva herramienta desde el mes de enero de 2022, la Empresa Pasto Salud ESE, viene generando el manejo necesario para la gestión de documentos electrónicos de archivo y garantizando la planificación, el manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades respectivas, desde el origen hasta el destino final, garantizando la utilización y conservación.
Cumplido el proceso con el aplicativo que se venía manejando anteriormente y dadas las exigencias de la organización, especialmente con el tema de acreditación de calidad, se adoptó la implementación de la herramienta digital, como el Software libre de Gestión Documental, ´Orfeo´, que le permite al personal del área administrativa de la Empresa Pasto Salud ESE, incorporar la gestión de documentos a los procesos de la organización, automatizando procedimientos que le permiten a la entidad ahorro de tiempo, costos y recursos tales como: Tóner de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.
La Gerente de la Empresa Social del Estado, Pasto Salud ESE, Ana Belén Arteaga Torres, estableció, “que con la nueva aplicación implementada en la entidad, desde hace cuatro meses, se avanza en el manejo y organización de manera digital del archivo y gestión documental, garantizando el uso de herramientas tecnológicas actuales, que permiten el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información que se maneja en la entidad en beneficio de los trabajadores del área administrativa y las unidades de salud, y de igual manera para los usuarios”.
Con el avance del nuevo sistema para el manejo de archivo y de gestión documental, la Empresa Pasto Salud ESE, cuenta con un elemento digital ágil y de mayor rapidez para brindar alguna respuesta a la comunidad que lo requiera, un mejor manejo de la correspondencia y un adecuado archivo en el sistema, orientado a mantener los flujos de trabajo en entornos digitales logrando reducir el consumo de papel, cumplimiento de exigencias para avanzar en el proceso de acreditación de calidad y garantizando la eficiencia en la institución”, señaló el Jefe de la Oficina de Comunicaciones y Sistemas de la Empresa Pasto Salud ESE, Harvey Alexis Vallejo Narváez.
Con las garantías que ofrece la nueva herramienta digital implementada para la optimización del archivo y gestión documental, la Empresa Pasto Salud ESE, avanza de manera satisfactoria en la aplicación del mismo, en la reducción del uso del papel, ahorro de espacio físico para el almacenamiento de documentos, mejoramiento en el tiempo de trámite y la capacidad de monitoreo de los procesos de manera constante.
Mayor información.
Doctora: ANA BELEN ARTEAGA TORRES
Gerente.
Doctora: ADRIANA DEL ROCIO ENRIQUEZ MEZA, Subgerente de Salud e Investigación.
AUDIO-Jefe de la Oficina de Comunicaciones y Sistemas de la Empresa Pasto Salud ESE, Harvey Alexis Vallejo Narvàez