Legalización de la Gestión Documental y elementos a cargo de los funcionarios

A efectos de dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales contenidas en el Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002 emanado del Archivo General de la Nación, en desarrollo de los Artículos 14 y 15 de la Ley 594 de 2000, Numeral 13 del Artículo 35 y Numeral 5 del Artículo 34 de la Ley 734 de 2002, se establece:

PRIMERO.- Todo funcionario que sea vinculado, trasladado, que entre en periodos de licencia, que sea desvinculado o cualquier situación que implique ausencia prolongada del empleo, debe recibir o entregar, según sea el caso, los documentos debidamente inventariados y los elementos que estén bajo su responsabilidad.

Para comprobar el cumplimiento de esta responsabilidad, el funcionario deberá obtener la certificación correspondiente de las dependencias de Archivo y Correspondencia y Almacén. Estas certificaciones serán requisito y soporte para el trámite de liquidación de prestaciones sociales y otros elementos o concesión de las licencias solicitadas.

SEGUNDO.- Los empleados que cumplan funciones de supervisores deberán exigir el cumplimiento de esta obligación contractual previa a la certificación de actividades, en el caso de los contratistas.

El incumplimiento de esta directriz acarreará las sanciones previstas y derivadas de la normatividad referida.