Política de Gestión Documental y Cero papel

La Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE destaca la importancia de los documentos que recibe y produce y en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos que en su Título V: Gestión de documentos, establece la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En la Ley 594 de 2000 define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Para garantizar el cumplimiento de la gestión documental se han establecido los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, los cuales se desarrollaran en el Programa de Gestión Documental.

Estos procesos encierran las etapas del ciclo vital del documento, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser: eliminación, selección, microfilmación y/o digitalización o conservación total en el archivo histórico de la Empresa.

El Programa de Gestión Documental para la Empresa es un instrumento archivístico normalizador, el cual permite la definición de los lineamientos para la administración de la documentación de acuerdo su ciclo vital, incluyendo los procedimientos de producción, recepción, trámite, organización, conservación, disposición final y preservación a largo plazo.