Sistema de Gestión Documental ´ORFEO´ garantiza agilidad en trámites y ahorro de papel
Con la implementación del sistema de gestión documental, ORFEO, en la presente vigencia, la Empresa Social del Estado, Pasto Salud ESE, avanza en la implementación de la herramienta digital para el manejo de los documentos de archivo y gestión documental, en cumplimiento de la política de cero papel y el proceso de acreditación de la entidad.
Pasto, 1 Julio de 2022. Con el desarrollo e implementación del software libre de gestión documental, “ORFEO” para el manejo de comunicaciones oficiales de las ventanillas únicas o unidades de correspondencia, la Empresa Social del Estado, Pasto Salud ESE, avanza en la digitalización en desarrollo de la política de cero papel y cumplimiento de requerimientos para el proceso de acreditación de la entidad.
Con la aplicación de la herramienta digital en la presente vigencia, la Empresa Pasto Salud ESE, viene garantizando la trazabilidad en el manejo de la información referente a comunicaciones oficiales de las ventanillas únicas o unidades de correspondencia para garantizar la planificación, el manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades respectivas, desde el origen hasta el destino final, garantizando la utilización y conservación.
Con la implementación del Software libre de Gestión Documental, ´Orfeo´, la Empresa Pasto Salud ESE, le garantiza al personal del área administrativa, incorporar la gestión de documentos a los procesos de la organización, automatizando procedimientos que le garantizan a la entidad ahorro de tiempo, costos y recursos tales como: Tóner de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control y manejo de los documentos para los trámites respectivos.
La Gerente de la Empresa Social del Estado, Pasto Salud ESE, Ana Belén Arteaga Torres, señaló, “que con la aplicación y desarrollo de la nueva herramienta digital, desde el mes de enero hasta la fecha, ha posibilitado el manejo y organización de manera digital de las comunicaciones oficiales de las ventanillas únicas o unidades de correspondencia para garantizar una mejor trazabilidad de los documentos que se generan e ingresan a nivel interno y externo, mediante el uso de herramientas tecnológicas actuales, que permiten el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información que se maneja en la entidad en beneficio de los trabajadores del área administrativa y las unidades de salud, y de igual manera para los usuarios”.
“En cumplimiento a estándares exigidos para la acreditación de la Empresa Pasto Salud ESE, se avanza en la implementación y desarrollo del sistema de gestión documental para garantizar el manejo de la correspondencia y el adecuado archivo en el sistema, orientado a mantener las comunicaciones oficiales en el entorno digital, logrando reducir el consumo de papel, cumplimiento de exigencias para avanzar en la aplicación de estándares de calidad y garantizando mayor agilidad en los trámites en la institución, entre otras bondades que ofrece el sistema”, estableció, la Técnico Administrativa de la Oficina de Gestión Documental de la entidad, Rosario Villalba Hidalgo.
Con el desarrollo y aplicación de la nueva herramienta digital para el manejo de la información referente a comunicaciones oficiales de las ventanillas únicas o unidades de correspondencia, la Empresa Pasto Salud ESE, avanza en el control de la documentación que se genera a nivel interno y externo para avanzar en cada uno de los procesos que se lideran en la entidad, orientados a la acreditación institucional, reducir el uso del papel, manejo de espacios para el almacenamiento de los mismos, el tiempo en el trámite y la capacidad de monitoreo de los procesos de manera constante.
Mayor información.
Doctora: ANA BELEN ARTEAGA TORRES
Gerente.
Doctora: ADRIANA DEL ROCIO ENRIQUEZ MEZA, Subgerente de Salud e Investigación.
AUDIO-Técnico Administrativa de la Oficina de Gestiòn Documental de la Empresa Pasto Salud ESE, Rosario Villalba Hidalgo
